Handleiding: Uploaden leerlingen- en docentengegevens

Lees hier alle instructies voor het uploaden van de leerlingen- en docentengegevens in het scholenportal.

Stap 1: voorbereiding
Stap 2: de gegevens verzamelen en klaarzetten
Stap 3: activatiecodes aanmaken en uitnodiging versturen (lees hier de handleiding)

Extra: toevoegen gegevens instromers en nieuwe docenten

Stap 1. Voorbereiding

Zorg ervoor dat iedereen de mails van CJP kan ontvangen. Om te zorgen dat de budgethouder, docenten en leerlingen de e-mails van CJP goed ontvangen is het belangrijk om de IP-adressen van CJP aan de whitelist toe te voegen. Laat dit bijv. doen door de systeembeheerder of de ICT-coördinator van de school.

Vanuit deze IP-adressen stuurt CJP e-mails:

• 188.94.184.36
• 188.94.185.36
• 188.94.184.37
• 188.94.185.37
• 188.94.184.38
• 188.94.185.38

Stap 2. De gegevens verzamelen en klaarzetten

1. Log in op het scholenportal via https://scholen.cjp.nl

2. Klik op ‘beheer studenten’ voor het invoeren van leerlinggegevens. Voor het invoeren van docentgegevens, klik op 'beheer docenten'. De stappen voor leerlingen/docenten zijn hierna gelijk.

3. Klik op de link bij stap 1 om het template te downloaden.

Het template op de juiste manier invullen:

• Er zijn twee Exceltemplates: één voor leerlingen en één voor docenten.
• Voor het verzamelen en op de juiste manier ordenen van de gegevens, is het belangrijk dat deze templates volgens het format ingevuld worden.
• Vul de kolommen precies volgens het format van de Excel-template in met de gegevens van de leerlingen en/of docenten.
• De gegevens kunnen uit de administratiesoftware van de school worden geëxporteerd. Tip: schakel de hulp van een collega op de afdeling administratie van de school in.

4. Sla het ingevulde template op de computer op. Om na te gaan of het template op de juiste manier is ingevuld en of de gegevens door het systeem gelezen kunnen worden, moet het bestand gecontroleerd worden in de validatietool in het scholenportal.

5. Klik op de link bij stap 2: validatietool. Kies in volgende scherm ‘valideer studenten’ (of docenten).

6. Open het opgeslagen bestand. Het systeem controleert of alle gegevens op de juiste manier in het Excel staan.

Verschijnt er een rode balk? Dan is het bestand niet op de juiste manier ingevuld. De validatietool geeft aan waar de fouten zitten. Pas de fouten aan in het .xls of .xlsx bestand, sla het bestand opnieuw op en volg nogmaals stap 6.

Verschijnt er een groene balk? Dan zijn de bestanden klaar om te worden geüpload.

7. Upload het bestand via de link bij stap 3: Upload.

In het overzicht ‘beheer studenten’ staan nu alle leerlingen. Nu kunnen de activatiecodes voor het activeren van de gratis CJP worden aangemaakt. Lees hier in de handleiding hoe je dit stap voor stap doet.

Extra: Uploaden extra leerlingen en docenten

Zijn er enkele instromers of nieuwe docenten, dan is het niet nodig een heel nieuw studenten/ docentenbestand te uploaden.

1. Log in op scholen.cjp.nl
2. Klik op ‘beheer studenten’
3. Klik op ‘beheer en hulpmiddelen’
4. Klik op ‘voeg student toe’
5. Vul de gevraagde gegevens in en klik op toevoegen
6. Selecteer de student uit de lijst en nodig de student uit de CJP te activeren. Lees hier hoe.