Het uploaden van de studentgegevens volgens de reguliere methode is de snelste en makkelijkste manier om de studenten de gratis CJP aan te bieden. De mails hiervoor worden makkelijk en automatisch via het Cultuurkaartsysteem verstuurd. Voor scholen die, ondanks dat CJP aan alle AVG-eisen voldoet, toch liever geen persoonsgegevens met CJP delen, is er een alternatieve manier om de gegevens anoniem te uploaden. Daarmee is de school wel verantwoordelijk voor het zorgvuldig distribueren van de activatiecode via een ander kanaal. CJP kan in dit geval geen rol spelen hierin.
In deze handleiding lees je hoe je anonieme gegevens kunt uploaden en activatiecodes kunt aanmaken.
Zorg ervoor dat iedereen de mails van CJP kan ontvangen. Om te zorgen dat de budgethouder, docenten en leerlingen de e-mails van CJP goed ontvangen is het belangrijk om de IP-adressen van CJP aan de whitelist toe te voegen. Laat dit bijv. doen door de systeembeheerder of de ICT-coördinator van de school.
Vanuit deze IP-adressen stuurt CJP e-mails:
Bijvoorbeeld:
5. Sla het ingevulde template op de computer op. Om na te gaan of het template op de juiste manier is ingevuld en of de gegevens door het systeem gelezen kunnen worden, moet het bestand gecontroleerd worden in de validatietool in het scholenportal.
6. Klik op de link bij stap 2: validatietool. Kies in volgende scherm ‘valideer studenten’ (of docenten).
7. Open het opgeslagen bestand. Het systeem controleert of alle gegevens op de juiste manier in het Excel staan.
Verschijnt er een rode balk? Dan is het bestand niet op de juiste manier ingevuld. De validatietool geeft aan waar de fouten zitten. Pas de fouten aan in het .xls of .xlsx bestand, sla het bestand opnieuw op en volg nogmaals stap 6.
Verschijnt er een groene balk? Dan zijn de bestanden klaar om te worden geüpload.
8. Upload het bestand via de link bij stap 3: Upload.
De gratis CJP biedt veel voordelen voor studenten én docenten. Om deze gratis CJP te activeren hebben zij een unieke activatiecode nodig. Als er bruikbare emailadressen zijn geüpload, dan wordt de automatisch gegenereerde code persoonlijk aan de student gemaild via de uitnodigingsmail. Lees hier de instructies voor het uitnodigingen van de student voor het activeren van de gratis CJP.
Staan er geen bruikbare emailadressen in het bestand?
